既存業務システム引継ぎ・改善診断

売上、仕入、在庫、請求、入金、作業実績などを、毎月Excelで集計している会社があります。担当者が複数のシステムからCSVを出し、Excelに貼り付け、関数や手作業で月次資料を作っています。社長や管理部長から見ると資料は毎月出てきますが、担当者しか手順を知らず、その人が休む、辞める、ミスをすると集計が止まることがあります。

毎月、売上と請求のExcel集計に丸2日かかっています。前任者が作ったExcelで、どこに何の数式が入っているか分かりません。今の担当者が辞めたら、月次資料を作れなくなりそうです。

• Excelファイル：シート構成、列名、関数、手入力箇所、参照先
• CSV：どのシステムから出しているか、列構成、出力手順
• 作業手順：誰が、いつ、何を貼り付け、何を確認するか
• リスク：手入力ミス、数式破損、担当者依存、バックアップ不足
• 改善候補：CSV自動取込、集計自動化、チェックリスト化、DB化

• 月次Excel集計の作業フロー
• 使用しているExcel・CSV一覧
• 手入力・転記・目視確認箇所の一覧
• 壊れやすい数式・属人化している手順
• 自動化できる作業と、残した方がよい確認作業
• 手順書化、Excel自動化、DB化の優先順位

ライト診断なら、Excel1〜3ファイルの棚卸しとリスク整理を行います。標準診断なら、CSV出力元や月次業務全体まで含めて整理します。診断後は、Excel自動集計PoC、CSV取込ツール、簡易ダッシュボードなどを検討します。

Accessで作られた業務アプリが10年以上使われていることがあります。顧客、商品、在庫、請求、入金などが入っているが、作った人は退職済み。フォームやレポートは動いていても、どのテーブルが重要か分からない状態です。実際には「最新版」「コピー」「修正版」「旧版」などが複数存在していることもあります。

古いAccessで在庫と請求を管理しています。最近エラーが出ることがあり、壊れたら業務が止まります。作った人は辞めていて、誰も中身を分かっていません。

• Accessファイル：ファイル数、最終更新日、保存場所
• テーブル：顧客、商品、在庫、請求、入金などの主要テーブル
• フォーム：日常的に使う入力画面
• レポート：請求書、一覧表、管理帳票
• クエリ：集計、抽出、更新処理
• バックアップ：誰が、いつ、どこに保存しているか
• 利用者：何人が同時利用しているか

• Accessファイル構成一覧
• 主要テーブルと用途の整理
• よく使う画面・帳票の一覧
• 壊れた場合に止まる業務
• バックアップ状況と復旧リスク
• 延命する場合の注意点
• Web化・DB化する場合の優先順位

まずはライト診断または標準診断で現状を整理します。Accessの中身を深く見る必要がある場合は技術詳細診断に切り分けます。診断後は、バックアップ整備、帳票修正、データ移行、Web管理画面化PoCなどを検討します。

10年以上前に作られたPHP/MySQLの管理画面が残っている会社があります。ログイン画面、顧客管理、商品管理、売上管理、CSV出力、請求管理などがあるが、前の開発会社と連絡が取れない、または高額で頼みにくい状態です。サーバのPHPバージョンが古い、MySQLも古い、SSLやバックアップが不明ということもあります。

Web管理画面のCSV出力を直したいのですが、どこを修正すればいいか分かりません。前の開発会社とは連絡が取れず、サーバの情報も一部しかありません。今は動いていますが、止まると受注管理ができなくなります。

• 画面一覧：ログイン、顧客、商品、売上、請求、CSVなど
• DB概要：主要テーブル、カラム、個人情報候補
• サーバ環境：PHP、MySQL、SSL、ドメイン、バックアップ
• 権限：管理者、担当者、一般ユーザー
• 帳票・CSV：どの業務で使う出力か
• 保守リスク：ソース所在、環境再現性、古いライブラリ
• 改修可否：小改修で済むか、技術詳細診断が必要か

• 管理画面一覧
• 主要DBテーブル一覧
• 修正したいCSV・帳票の影響範囲
• サーバ・PHP・DBの保守リスク
• すぐ直せる箇所、触ると危ない箇所
• 小改修案、延命案、再構築案

標準診断で現状整理を行います。ソースコード解析やDB詳細調査が必要なら技術詳細診断に切り分けます。診断後は、CSV修正、帳票修正、管理画面改善、サーバ移行、再構築PoCなどを検討します。

長年システムを使っている担当者が退職予定。画面操作、Excel集計、例外処理、取引先ごとの対応、障害時の連絡先を頭の中で覚えています。このケースでは、システム自体よりも「運用の記憶」が失われることが問題です。

受注管理と請求処理を担当している社員が退職予定です。操作マニュアルは古く、実際の処理は本人しか分かっていません。退職前に、最低限の引継ぎ資料を作りたいです。

• 業務手順：日次、週次、月次、締め処理
• 例外処理：返品、値引き、再請求、手入力修正
• 画面操作：どの画面を、どの順番で使うか
• 帳票：請求書、一覧表、チェック表
• Excel：手作業集計、確認表
• 連絡先：ベンダー、サーバ会社、社内担当
• リスク：退職後に分からなくなる処理

• 業務引継ぎチェックリスト
• 日次・月次処理の流れ
• 重要画面・帳票一覧
• 例外処理一覧
• 退職前に聞くべき質問リスト
• 退職後に残るリスク
• 追加で整備すべき資料

重点引継ぎ診断が向いています。標準診断よりも、ヒアリングと引継ぎ資料作成に寄せます。退職日が近い場合は、範囲を絞って「最低限止めないための資料」を先に作ります。

Web管理画面や社内システムは使えているが、サーバがどこにあるか、バックアップがあるか、誰が管理しているか分からない状態です。「動いているから大丈夫」と思われがちですが、障害が起きた時に復旧できない可能性があります。

システムは使えていますが、サーバ契約やバックアップの状況が分かりません。以前の担当者が管理していて、今は誰も把握していません。もし止まった場合に復旧できるのか不安です。

• サーバ契約：どこのサーバか、契約名義は誰か
• ドメイン：管理会社、期限、DNS
• SSL：証明書、期限
• DB：種類、容量、バックアップ
• ファイル：アップロードファイル、帳票、画像
• ログ：エラー、アクセス、操作ログ
• 復旧手順：何を戻せば業務再開できるか

• サーバ・ドメイン・DBの所在整理
• バックアップ有無と復旧リスク
• 止まった場合の影響業務
• 最低限の復旧ルート
• 今すぐ確認すべき契約・管理権限の所在
• サーバ移行やバックアップ整備の優先順位

重点引継ぎ診断または技術詳細診断が向いています。診断後は、バックアップ設計、サーバ移行、保守相談顧問などを検討します。

社内でChatGPTや生成AIを使いたいが、顧客情報、契約情報、売上情報、図面、ソースコード、DB情報を外部AIに送ってよいか判断できないケースです。竹忠では、外部AIを使わない前提ではなく、送ってはいけない情報を送らない設計で診断補助に使うことを重視します。

AIを使って仕様書作成や業務整理をしたいです。ただ、どの情報を外部AIに入れてよいか分かりません。顧客情報や社内情報を漏らすのは怖いです。

• 送信したい資料：Excel、画面一覧、DB項目、仕様メモ
• 機密情報：顧客名、担当者、金額、契約、個人情報
• 匿名化可否：会社名、URL、IP、ID、金額の置換
• 外部AI利用目的：要約、質問案、リスク整理、レポート下書き
• 送信禁止情報：パスワード、DB Dump、本番データ、秘密鍵
• 人間確認：AI提出前のチェックリスト

• 外部AIレビュー候補として扱える情報・扱わない情報の分類
• 匿名化・抽象化ルール
• 外部AIレビュー用プロンプト案
• 外部AI提出候補ファイル一覧
• 除外すべき情報一覧
• 人間確認チェックリスト

標準診断またはAI活用可否メモが向いています。必要に応じて、外部AIレビュー用に匿名化・抽象化した提出候補を生成し、人間確認後に診断補助として利用する流れを整えます。